Кайдзен: 5 принципів японської моделі управління

Людям, які живуть у постійному стресі, слід глянути на японців. У них є цікава практика, що допоможе впорядкувати роботу і весь плин життя.

Японська практика кайдзен (япон. 改善) фокусується на безперервному вдосконаленні процесів виробництва, розробки, допоміжних бізнес-процесів і управління, а також всіх аспектів життя. Її основа складається з 5 ключових елементів, або "5S":

• Seiri – акуратність;
• Seiton – порядок;
• Seiso – чистота;
• Seiketsu – стандартизація;
• Shitsuke – дисципліна.

Спершу, коротка довідка з історії. Після закінчення Другої світової війни саме завдяки застосуванню вказаної методики багатьом японським компаніям вдалося швидко відновитися та наздогнати втрачені потужності.

КАЙДЗЕН І РОБОТА

Якщо ви вирішили спробувати застосувати 5 принципів кайдзен у роботі, тоді вони повинні зайняти своє почесне місце прямо перед вашим носом. Тобто, і висіти як нагадування на папірці там доти, доки їх виконання не стане основою вашої роботи.

1. Сортування. Ви повинні сісти, добре подумати та скласти список того, що хочете покращити й те, що на вашу думку заважає працювати ефективніше. Цей принцип свідчить, що працівник не повинен виконувати нічого зайвого, не робити не свою роботу.

Які справи найменше відносяться до вашої основної роботи? Якусь частину можна скоротити до мінімуму (перевірка пошти, робота з документами), деякі можна делегувати тому, до чиєї спеціалізації вони більше належать.

Наприклад, у деяких фірмах прийнято, щоби менеджери з продажу самі розраховували вартість проданих послуг, виставляли рахунки та укладали договори. Хоча насправді рахунки та розрахунок вартості – це справа бухгалтерії, а угоди – юридичного відділу або, знову ж таки, бухгалтерії.

Іноді здається, що якщо ви зробите все це самі, буде швидшим і не треба буде бігати "на уклін" до бухгалтерів. Ця частина, чомусь, усіх засмучує, а іноді й лякає, всіх найбільше, але насправді, якщо правильно організувати процес і донести до цих відділів, що, взагалі-то, це їхня робота, справа піде набагато швидше.

Подумайте, по-перше, що зайве, і позбавтеся цього, а по-друге, які прості зміни можна зробити у робочий процес. Як океан складається з крапель, так і глобальні зміни починаються з невеликих змін.

2. Вибудовування та встановлення порядку. Після того, як ви відкинули все зайве, можна впорядкувати процес роботи, вибудувавши справи у необхідному порядку. Добре, якщо ви хоча б кілька перших тижнів вестимете щось на зразок робочого щоденника або нотатника, в якому записуватимете виконані справи, час, коли вони виконувалися, кількість часу, який пішов на їх виконання, і відзначатиме їхню пріоритетність.

У результаті може виявитися, що на найважливіші справи у вас – найменше часу, а на рутину – найбільше, хоча іноді здається, що простіше спочатку сісти, наприклад, за складання планів на день (тиждень, місяць), аби розхитатися, а потім уже розігрівшись виконувати найважливіше (від цього, доведено, не встигнете виконати найважливіше). Якщо ж ви знаєте, що у вас зазвичай 2-3 складні важливі справи, краще відкласти їх на час, коли ваша продуктивність перебуває на піку.

3. Прибирання або "полірування". Після закінчення робочого дня не забувайте прибирати зі свого офісного столу і класти все на свої місця. Знайти потрібні речі та документи набагато простіше, коли все лежить там, де має бути.

Наводити лаж слід не лише на робочому столі, а й у своїй голові, а для цього краще виділити кілька хвилин, зазирнути у робочий щоденник і підбити підсумки, внести необхідні нотатки й забути про роботу, особливо, коли опинитеся за порогом свого офісу. Тому, що наступного ранку ви повинні прийти на роботу з ясною головою і свіжими думками; так у вас набагато більше шансів знайти цікаве та свіже рішення.

4. Стандартизація (систематизація). Після того, як ви позбавилися справ, виконання яких не входить до ваших обов'язків, вибудували свій робочий процес і розклали все по поличках не тільки на робочому місці, а й у себе в голові, настав час зробити з цього систему. Тобто, щоранку ви повинні виконувати все за цією схемою: дотримуйтесь її, і ви побачите приголомшливі результати.

5. Підтримка практики. Коли перші 4 процеси виконуються, вони стають для вас новим способом роботи, яка набуває автоматизації. Ви повинні дотримуватися наміченого шляху і не відкочуватися назад, до старих звичок і методів.

Розмірковуючи над новою методикою, ви, швидше за все, думатиме про те, які ще зміни можна зробити для підвищення власної ефективності, а отже знову переглядатимете перші 4 аспекти, вносячи зміни до процесу у цілому. Таким чином, ви постійно вдосконалюєте методи своєї роботи й це – вірний шлях, тому що основна мета Кайдзен – це постійна, безперервна досконалість.

КАЙДЗЕН І ЖИТТЯ

Вищевикладені принципи "5S" можна підлаштувати під будь-який аспект буденності та побуту. Наприклад, ви хочете почати здоровий спосіб життя без поганих звичок.

Перше "S" – сідаєте і ділите аркуш на дві частини, записуєте в одну колонку все, що вам заважає, а до другої – те, що допомагає.

Друге "S" – після визначення всіх позитивних і негативних моментів, ви складаєте собі розклад, який включає тільки все корисне (прогулянка у парку, вихід на пішу прогулянку в обід тощо).

Увага! Крім складання такого "розкладу здоров'я", ви можете просто зробити список того, що повинні почати робити: графік зниження вживання шкідливої ​​їжі до мінімуму і поступового введення корисних продуктів у свій денний раціон (але робити це потрібно поступово, інакше організм, а за ним і сила волі просто збунтується, вимагаючи дозу цукру і простих вуглеводів, до якої він звик).

Третє "S" – підтримання чистоти та порядку дуже важливо, щоби ви не намагалися зробити; це стосується не тільки роботи, а й життя, бо у захаращеному приміщенні людина втрачає сили та необхідний настрій. До того ж прибирання можна перетворити на початковий етап фізичних вправ або зробити з нього медитативний процес, коли потрібно зосередитися виключно на фізичних діях і повністю очистити голову від думок.

Четверте "S" – тепер настав час перетворити всі зміни на цілісну систему; просто дотримуйтеся створеного графіка і він стане вашим звичним способом життя, надійним дороговказом.

П'яте "S" – слідкуйте за собою і позбавляйтеся спокус повернутися до колишнього, легшого життя. Спочатку здоровий спосіб життя дається дуже нелегко, тому що навколо стільки спокус, що втриматися важко, а затим  – вдосконалюйтеся, знаходячи все нові й нові способи зробити своє життя кращим.

Замість висновків: японську практичну систему кайдзен можна підлаштувати під будь-що. Головне дотримуватися основних правил – позбавлятися непотрібного, побудувати систему і постійно її вдосконалювати!